Шапка общая
Как правильно написать деловое письмо

Как правильно написать деловое письмо

Деловое письмо — это форма письменного общения в деловой сфере. Такие письма должны быть структурированы, корректны, вежливы и передавать необходимую информацию. Вот несколько рекомендаций для написания делового письма:

  1. Форматирование письма
  • Используйте стандартные настройки шрифта (Times New Roman или Arial, размер 12).
  • Выравнивание текста по левому краю.
  • Отступы – одинаковые по всему письму.
  • Одинарный межстрочный интервал.
  1. Структура письма
  • Верхний колонтитул: Ваше имя, должность, название компании, контактные данные (телефон, электронная почта).
  • Дата: пропишите текущую дату.
  • Адресат: ФИО, должность, название компании, почтовый адрес.
  • Обращение: Уважаемый г-н/г-жа [Фамилия], или Уважаемые коллеги.
  • Введение: Укажите цель письма и обоснуйте связь с адресатом.
  • Основной текст: Объясните суть вопроса и предоставьте всю необходимую информацию.
  • Заключение: Подведите итоги и укажите, что вы предлагаете адресату или ожидаете от него.
  • Инструкция для действия: Укажите, какой следующий шаг должен предпринять адресат или как с вами связаться.
  • Прощание: Вежливая формула прощания, такая как «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями».
  • Подпись: Ваше имя и фамилия, должность, компания.
  1. Стиль и тональность
  • Используйте формальный и культурный стиль письма.
  • Будьте вежливы и услужливы, но не излишне лестны или излишне скромны.
  • Избегайте сложных предложений и сокращений, пишите четко и по существу.
  • Используйте активный голос (предпочитайте «Мы предлагаем» вместо «Нами предлагается»).
  1. Четкость и конкретность
  • Составьте план письма перед тем, как его написать.
  • Излагайте свои мысли последовательно.
  • Каждый абзац должен содержать одну основную мысль.
  • Используйте списки и маркеры для структурирования информации.
  1. Просмотр и корректура
  • Ответьте на вопросы: Что, почему, как, когда и где.
  • Вычитайте письмо на предмет грамматики, пунктуации, стиля и орфографии.
  • Убедитесь, что ваш пункт абзацного отступа совпадает с остальными отступами в документе.
  • Удалите любые стандартные фразы, которые используете слишком часто.
  • Убедитесь, что содержание письма ясно и легко понятно.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете написать деловое письмо, которое будет качественным, информативным и профессиональным.

Используем следующие инструменты

 
Чат Вордпресс-Студии

Привет, Задайте нам вопрос и мы с удовольствием ответим...